各部门、单位：

为全面规范我校2025年度档案收集、整理、归档与移交工作，健全完善学校档案资源体系，确保学校各类档案资料齐全完整、真实准确、系统规范、安全可用，充分发挥档案存史、资政、育人的重要作用，现就做好2025年度档案移交归档有关工作通知如下：

一、归档范围

学校所有部门（单位）均属于归档部门（单位）。本次收集2025年1月1日至2025年12月31日各部门（单位）在各项工作中形成的对学校和社会具有历史保存价值的文件、声像、实物等材料。

各部门（单位）按照《河南牧业经济学院档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三合一制度》(校政〔2026〕45号)文件（见附件1）规定的本部门（单位）归档范围进行整理移交。

二、档案归档类型

本年度档案收集实行“纸质档案+电子档案”双套制，收取纸质版同时，同步收取纸质版扫描件(电子档案)一份，实施纸质、电子双份存档。

三、档案整理规范

各部门（单位）归档文件整理应遵循档案文件的形成规律，按照“三合一制度”（附件1）档案分类方案，详细整理规范见附件2。

四、档案移交时间与地点

移交时间：2026年9月7日至2026年9月30日；

移交验收地点：

（1）英才校区老行政楼102室：移交时间内工作日移交验收；

（2）龙子湖校区校史馆（图书馆北侧电梯二楼）：秋季开学第二周起每周二、周四集中移交验收。

五、移交流程

（一）规范编目。归档部门严格按照学校统一模板（附件3、附件4）编制《归档文件目录》和《电子档案目录》，并打印一式两份，确保纸质文件与《归档文件目录》一一对应。原则上电子档案目录与归档文件目录应保持一致，特殊情况请在备注栏加以说明。

（二）验收交接。档案馆工作人员对移交档案的完整性、规范性、整理质量进行现场审核验收，对不符合标准的档案，一次性告知问题并退回，在限期内整改重新移交。

（三）签字归档。验收合格后，移交双方签字盖章，各留存一份《归档文件目录》和《电子档案目录》。两个目录的电子稿及完整电子档案发送至邮箱：dangan@hnuahe.edu.cn或现场拷贝移交。

六、工作要求

（一）压实主体责任。兼职档案员是本部门档案工作的直接责任人，需整理本部门全部归档材料及完整目录进行移交，原则上档案馆不接收一个部门（单位）多人移交档案。

（二）严守保密纪律。严格落实档案保密管理制度，移交过程中严禁私自复制、外传、泄露档案信息，严防失泄密事件发生。

（三）严把归档质量。严格执行高校档案管理标准，杜绝重数量、轻质量，严禁缺项漏项、整理不规范、材料造假等问题。

（四）强化电子档案管理。全面落实纸质档案与电子档案双套归档制度，同步完成电子文件规范移交。

（五）在立卷归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系人及电话：王楠、李莹   63515503

                                                       档案馆（校史馆）

                                                         2026年7月24日

附件1：《河南牧业经济学院档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三合一制度（试行）》（校政〔2026〕45号）

附件2：《河南牧业经济学院档案整理规范》

附件3：《归档文件目录》

附件4：《电子档案目录》